GESTIRE 
LA DOCUMENTAZIONE

Osservare e capire come funziona un’azienda per organizzare la produzione e la conservazione dei documenti.

Un’azienda, pubblica o privata, che voglia affrontare con successo il passaggio dal documento tradizionale al documento elettronico, dall’archivio ibrido attuale (in cui si conservano oggetti cartacei e digitali) a quello informatico del prossimo futuro, deve essere consapevole che non basta garantire la memorizzazione dei dati e ricorrere alla dematerializzazione, occorrono strumenti archivistici e organizzativi - oltre che informatici - per consentire la formazione di archivi elettronici funzionali e sicuri in cui i documenti siano facili da trovare e leggibili nel tempo. L’archivio digitale offre enormi potenzialità dal punto di vista dell’efficienza operativa, della reperibilità e condivisione delle informazioni, ma più di quello cartaceo richiede una gestione attenta e rigorosa fin dal momento della produzione del documento.

FARE EFFICIENZA
E CONTENere i COSTI

Conservare solo quello che deve essere conservato e solo per il tempo strettamente necessario (che a volte può voler dire “per sempre”).
Conservare la documentazione (sia cartacea sia elettronica) in maniera disordinata o in quantità eccessive, e più del tempo definito per legge, comporta sempre inefficienze e aumento dei costi di gestione. Per ogni cliente realizziamo ad hoc soluzioni archivistiche specifiche e di semplice applicazione che - unitamente a strumenti software adeguati - siano in grado di garantire: prima la corretta formazione dell’archivio corrente (basata sulla sedimentazione logica della documentazione valutata come rilevante a fini di tutela legale, documentazione amministrativa, importanza del contenuto informativo) e poi la qualità e la conservazione nel tempo della produzione documentaria.

UN PATRIMONIO DA VALORIZZARE 

Comunicare gli archivi per agevolare il lavoro del ricercatore professionale e per svelare mondi inattesi a un pubblico più vasto.
Un archivio è un eccezionale serbatoio di saperi e di conoscenze. I materiali che custodisce documentano il fare di chi li ha prodotti (istituzioni, enti, aziende o persone), tutelano diritti di tutti, conservano memorie, contribuiscono alla costruzione di identità, raccontano storie. Svelare i mondi che gli archivi nascondono e mettere a disposizione di un pubblico sempre più vasto questo patrimonio è l’altra sfida che ci vede protagonisti. Per farlo, utilizziamo sia strumenti tradizionali (pubblicazioni o percorsi espositivi) sia le possibilità offerte dalle tecnologie digitali. Il risultato è spesso un’esperienza che si trasforma in un viaggio emozionante sia per chi possiede l’archivio, che ne approfondisce la conoscenza scoprendo dettagli inattesi, sia per il destinatario finale.

Gestione documentale

• Progettazione sistemi di archiviazione
• Analisi dei processi
• Ottimizzazione dei flussi
• Piani di classificazione
• Fascicolazione elettronica
• Massimari di conservazione e scarto
• Elaborazione normative e policy di gestione
• Digital preservation
• Formazione
• Monitoraggio strumenti adottati

Archivi

• Censimento
• Rilievi topografici
• Interventi di tutela
• Inventariazione e riordino di archivi deposito
• Inventariazione e riordino di archivi storici
• Sviluppo software
• Consulenza archiveconomica

Valorizzazione

• Interventi di digitalizzazione
• Progettazione e realizzazione prodotti editoriali
•  Realizzazione percorsi espositivi ed eventi
• Progettazione e realizzazione siti web e prodotti mobile